Procesy jako roje: zamówienia, faktury i magazyn w rękach agentów

Wyobraź sobie koniec miesiąca w małej firmie robiącej szyldy i reklamy. Właściciel ma dość ręcznego ścigania faktur, więc pomocny siostrzeniec ustawia automatyzację: co rano czyta wyciąg z banku, porównuje go z listą faktur i wysyła przypomnienie każdemu, kto nie zapłacił. Działa przez trzy miesiące. Potem wyciąg przychodzi dzień później, automatyzacja nie widzi żadnych wpłat i czterdziestu klientów dostaje przypomnienie, łącznie z tym, który zapłacił przed terminem, i z tym, który właśnie spiera się o źle wydrukowany baner.

Następny pomysł jest większy: dać asystentowi login właściciela do poczty, programu do faktur i banku i kazać mu „ogarnąć należności”. Jest bardziej elastyczny. Jest też o jeden przekonujący mail od zapłacenia fałszywej faktury.

Prawdziwa przyczyna: proces to nie jedno zadanie

Ściganie należności wygląda na jedną robotę. W rzeczywistości to kilkanaście: odczytać wpłaty, dopasować je do faktur, znaleźć częściowe, sprawdzić, którzy klienci są w sporze, zdecydować, kto dostaje przypomnienie i w jakim tonie, napisać je, dać komuś do zatwierdzenia te ważne, wysłać, zapisać. Każdy krok wymaga innych danych i innych uprawnień, a niektóre wymagają człowieka.

Skrypt ściska to wszystko w jedną sztywną ścieżkę z jednym kompletem kluczy. Pojedynczy bot ściska to w jedną długą rozmowę ze wszystkimi kluczami. Żadne z nich nie ma planu, który można przeczytać, granicy egzekwowanej przez system ani zapisu tego, co się stało.

Gdzie zawodzi automatyzacja procesów

Jeden bot ze wszystkimi kluczami. Agent z danymi logowania właściciela może zrobić wszystko, co właściciel. Zdanie w jego prompcie „nigdy niczego nie płać” jest prośbą, a nie płotem, i to jest teza tekstu polityki zamiast promptów.

Skrypt, który nie umie zapytać. Sztywna automatyzacja robi dokładnie to, do czego ją napisano, także wtedy, gdy dane wejściowe są błędne. Nie ma jak się zatrzymać i powiedzieć „to wygląda dziwnie”.

Długa praca w jednej głowie. Jeden agent, który przerabia miesiąc faktur, niesie każdy dokument, który przeczytał. Po południu jego kontekst jest pełen historii, a decyzje coraz gorsze.

Reguły w złym miejscu. Limity zapisane w prompcie, w makrze arkusza i w pamięci jednej osoby to trzy różne regulaminy. Żaden z nich nie jest egzekwowany poniżej tego, co wykonuje akcję.

Brak zapisu przebiegu. Kiedy niewłaściwy klient dostaje niewłaściwego maila, zostaje log czatu i domysły, a nie lista tego, co się uruchomiło, co zostało przeczytane i która reguła na to pozwoliła.

Proces jako rój

W KYBERIOS każdy proces prowadzi rój KyberAgent, czyli wzorzec opisany w tekście rój zamiast jednego bota, według polityk samej firmy.

Planista spisuje zadanie. „Zamknij należności za wrzesień” zamienia się w listę zadań w pliku: dopasuj wpłaty, oznacz częściowe, sprawdź spory, przygotuj przypomnienia, zbierz zatwierdzenia, wyślij, zapisz. Listę można czytać w trakcie pracy, a człowiek może ją zmienić.

Podagenci biorą po jednej pozycji. Agent dopasowujący wpłaty startuje z czystym kontekstem, mając tylko linie wyciągu i otwarte faktury. Agent piszący przypomnienia widzi listę dopasowań i notatki o klientach, ale nie bank. Każdy zwraca jeden raport.

Każdy agent pracuje w swojej celi. Cela KyberCell jest zamykana w chwili utworzenia: stałe pliki i programy, sieć zamknięta poza jednym adresem, na który pozwala reguła, sekrety dodawane tylko tam, gdzie wychodzi autoryzowane wywołanie. Szczegóły są w tekście agent w celi: czym jest KyberCell.

Polityki firmy leżą poniżej agentów. Przypomnienia do klientów w sporze czekają na człowieka. Wszystko ponad spisaną kwotę czeka na właściciela. Spóźniony albo pusty wyciąg to powód, żeby się zatrzymać, a nie żeby wysyłać. Polityka to zwykły tekst, wersjonowany i ten sam dla każdego procesu.

Ludzi pyta się przez ich KyberBota. Gdy rój dochodzi do czegoś wrażliwego, zatrzymuje się i pyta KyberBota osoby odpowiedzialnej, a ta dostaje pytanie razem z dowodami. Agent czeka; nie zgaduje.

Każdy krok jest zapisany. Co się uruchomiło, co przeczytano, która reguła zadziałała i kto powiedział „tak”, po kolei: to zapis przebiegu opisany w tekście każdy krok zapisany.

Zakres zdobywa się proces po procesie. Nowy proces zaczyna od samego czytania: rój proponuje, człowiek decyduje. Gdy zapis pokazuje, że rój ma rację wystarczająco długo, granica przesuwa się tylko dla tego procesu, z limitem, i może wrócić. Homeostat pilnuje odsetka błędów i sam zawęża zakres, gdy przybywa poprawek.

Ten sam kształt mają zamówienia (sprawdź stan, kredyt kupiecki i cenę, zarezerwuj, potwierdź), magazyn (policz, uzgodnij, zamów w granicach limitów) i zamknięcie miesiąca (zbierz, uzgodnij, wypisz, co wymaga człowieka). Nic z tego nie jest jeszcze wydane; uczciwy stan prac jest na stronie głównej.

Test, który możesz zrobić dziś

Wybierz jedną automatyzację, skrypt albo asystenta, który robi coś w Twojej firmie bez tego, że człowiek naciska przycisk. Odpowiedz o nim na pięć pytań:

1. Czyich danych logowania używa?
2. Do czego sięga poza tym, czego potrzebuje ta jedna praca?
3. Co robi, gdy dane wejściowe są błędne albo ich brakuje: zatrzymuje się czy jedzie dalej?
4. Gdzie jest zapis jego ostatniego przebiegu, krok po kroku?
5. Czy możesz zmienić jego limit, na przykład największą kwotę, której może dotknąć, bez zmiany kodu?

Każde „nie wiem” to miejsce, w którym proces działa na szczęściu. Właśnie tam zacząłby rój z planem, celą i polityką.